Velg Nordic combat uniform for hele Forsvaret – og unngå å bli overrasket

«Generalen er blitt overrasket gang på gang de siste årene over hvor dårlig situasjonen med såkalt personlig bekledning og utrustning er» skrev Forsvarets forum tidligere i februar.

Når vår forsvarssjef klart og tydelig kommuniserer sin gjentatte overraskelse over dagens utfordringer innenfor personlig bekledning- og utrustningsdomenet (PBU) i Forsvaret, så er det min påstand at han ikke er tilstrekkelig informert om de faktiske forhold.

Bakgrunn:

Ikke fornøyd med tilstanden og tilgjengeligheten på uniformer

Vi kan begge stille oss bak at vi ikke er fornøyd med dagens situasjon og tilgjengeligheten på personlig bekledning, uniformer og utrustning i Forsvaret. Undertegnede har siden august 2020 sittet som sjefssersjant i FLO (Forsvarets logistikkorganisasjon) sin Forsyningsavdeling (FLO F) og har et klart og godt faglig eierskap til en del av den verdikjeden som skulle ha sørget for at det ikke var og er slik som forsvarssjefen uttaler.

Det er derfor naturlig for meg å møte forsvarssjefens overraskelse over de utfordringer vi har innenfor dette området med faglige fakta og noen betraktninger for hvor vi må gå for å løse disse utfordringene.

Hvorfor er vi der vi er i dag? Hva har vi gjort feil for å havne i denne situasjonen?

Vi kan oppsummere de viktigste årsakene til dagens situasjon i følgende modell:

Oppsummert så har vi tidligere (med betydelig bedring i dag) jobbet for dårlig sammen med brukerne for å forstå hvor mye de trenger, FLO har «gevinstrealisert» ved å la lagerbeholdningen gå ned for å spare penger.

Dette har ført til en så lav beholdning at FLO ikke har eller har hatt nok kapasitet til å få på plass nye rammeavtaler tidlig nok før vi går tomme. Dette går på den merkantile kapasiteten i FLO sin Strategiske Anskaffelsesavdeling (FLO SA) og kapasiteten til å kravstille egenskapene til de produktene vi må anskaffe fra Forsvarsmateriell (FMA).

Det å etablere en ny rammeavtale tar normalt 14 til 18 måneder før vi kan regne med å få leveranser. De tiltakene vi har gjennomført siden 2019, har også stort sett vært for å håndtere symptomene og ikke problemene.

Eksempelvis så hjelper det kun en kort stund å kjøpe in 1000 par sokker når du trenger 10.000. Når vi ikke har prioritert eller hatt budsjetter å ta igjen etterslepet så har man fokusert på kortsiktige løsninger istedenfor å løse de underliggende problemene.

Hva er så det viktigste verktøyet som kan få oss ut av denne situasjonen? Jo det er vår verdikjede.

Anskaffelse, lagring og fordeling

Hva er så en verdikjede?

Det handler om ressurser som alle organisasjoner har behov for. I vårt tilfelle kan det være bekledning, reservedeler eller ammunisjon. Vi må anskaffe, lagre og fordele dette til våre brukere for å oppnå en gitt effekt. Min påstand er at vi i dag har en for kompleks verdikjede som finansieres på en måte som ikke sikrer reelle inntekter for å dekke det vi anskaffer.

Dette kombinert med en spredning av beslutningsmyndighet eller makt i verdikjeden som ytterligere vanskeliggjør fornuftig ressursbruk og rettidig etterforsyning av materiell til Forsvarets avdelinger.

For å møte den første påstanden mot den komplekse verdikjeden så skal vi trekke den litt ut i ytterpunktene og forklare sammenhengen i et for de fleste kjent perspektiv.

Hvordan ville det vært om du skulle følge prosessen i vår verdikjede for å kjøpe dine egne klær?

Dersom du som Kristian, (synonymt med Hæren) far i familien Jensen på Lillestrøm, har behov for å kjøpe ny kjeledress til datteren din Kari, til bruk i barnehagen (eksempelvis Hæren trenger PBU), så må du snakke med din bror Amund (FLO Forsyning) som styrer dette for dere.

Du betaler din bror årlig en sum penger for at han skal sørge for at dere har uteklær tilgjengelig. Han fører kontroll med hvor mye kjeledresser storfamilien (les Hæren) trenger.

Nå er det slik at Kari har vokst og er mye mer aktiv, sånn at den typen kjeledress dere normalt har brukt ikke passer lenger og det må skaffes en ny type. Da passer det ikke å handle med Sport 1 lengre og det må skaffes en ny butikk å handle i. Da kan ikke din bror Amund (FLO F) bare bestille en ny kjeledress som vanlig til Sport 1, siden kravene og behovet er noe endret.

Din bror Amund må derfor snakke med deres felles fetter Fredrik (FLO SA) som pleier å lage disse avtalene og stå for de faktiske innkjøpene. Det er jo nå slik at Fredrik (FLO SA) kun kan sjekke priser og skrive kjøpsavtaler, han kan ikke bestemme kravene til hva kjeldressen skal tåle og funksjoner den skal støtte.

Derfor må Fredrik (FLO SA) ta forbindelse med naboen Torstein (FMA), som er flink på å beskrive disse kravene. Torstein er jo ikke en del av familien, men han er flink med å definere krav til klær og utstyr familien Jensen trenger, så han har fått lov til å bestemme dette.

Da må Fredrik (FLO SA), Torstein (FMA), Amund (FLO ved MSA) og Kristian (brukerrepresentant Hæren) sette seg ned og bli enig om hvilke kjeledresser som kan være aktuelle. De aktuelle kjeledressene må nå testes av noen barn som er på samme alder som Kari og som er i samme miljøet som Kari skal bruke dressen i. Når testene er gjennomført så må dette gjennomgås.

Så når Torstein (FMA), som har vetorett på hvilke egenskaper og kvaliteter som er nødvendig for godkjenning og Fredrik, som styrer innkjøpsavtalen og har veto på akseptabel pris, er enig med Kristian som rådgivende representant fra brukersiden, så kan vi velge leverandør av kjeledressen til Kari og kjøpe denne inn.

Les også:

Hovedverneombud om PBU-krisen: – Lager er løsningen

Hvorfor må det være omstendelig?

Denne redegjørelsen gir et noe omstendelig bilde på noe så enkelt som å sørge for at Kari ikke blir våt og holder seg varm når hun leker ute i barnehagen. Det er selvfølgelig heller ikke slik vi ville kjøpt klær til barna våre eller oss selv.

Hvorfor må det da gjøres så omstendelig i Forsvaret?

• Det første er at vi forvalter felleskapets penger og det må vi gjøre på best mulig måte.
• Vi må holde en høy standard når vi gjør avtaler og innkjøp til Forsvaret og skal dermed uten unntak, følge offentlige lover for hvordan man skal anskaffe varer og tjenester.
• Vi skal anskaffe materiell som skal være sikkert, trygt og funksjonelt i alle miljøer vi opererer i, med noen av vårt samfunns største krav til personellet.

I vår gjennomgang over årsaker har vi tidligere snakket om kapasiteten for anskaffelse og kravstillerkapasitet i verdikjeden. Det er derfor naturlig å komme med noen kritiske betraktninger om nødvendige behov for endringer.

Alle organisasjoner har deloppgaver i sin verdikjede som er avhengige av hverandre. Noen av disse er mere kritiske enn de andre, slik at en stans her kan stanse hele «produksjonen». Dess viktigere denne deloppgaven er, dess mer makt får de ansvarlige i påvirkning av utfallet på resultatet.

I vårt eksempel så må Fredrik (FLO SA) gå til naboen Torstein (FMA) for å få hjelp til å stille krav til de artiklene som skal anskaffes. Dette forholdet mellom FLO SA og FMA, hvor FMA ikke ligger i Forsvaret, men er utenfor «familien» om du vil, bringer etter min oppfatning med seg noen utfordringer.

Det virker på meg som at det ikke alltid er mulig å prioritere enhetlig og fokusert basert på avdelingenes forskjellige prioriteter. Dette fører blant annet til at disse to avdelingene blant annet må bruke tid på å planlegge og opprette leveranseavtaler på hva de trenger å samarbeide om.

Dette er også et eksempel på spredning av makt på kritiske deloppgaver i vår verdikjede som gir oss utfordringer, som eksempelvis kan oppstå i vurderinger mellom kvalitet, økonomi og prioritet på prosjekter.

Avhengig av å jobbe raskt og systematisk

Med den situasjonen vi nå har innenfor PBU-domenet er vi avhengig av å kunne jobbe raskt og systematisk med felles forståelse og prioriteringer mot et felles mål. Vi må derfor etter min oppfatning snarest få samlet aktørene som skal produsere resultater for verdikjeden i PBU domenet i en organisasjon og den må etter min oppfatning være i Forsvaret.

Dersom vi skal sette makten for styring i vår verdikjede ut til noen utenfor Forsvaret, blir det etter min vurdering vanskelig få til den enhetlige styringen og prioritering vi er kritisk avhengige av nå.

Jeg har også kritisert finansieringen av verdikjeden og mener at den ikke sikrer nødvendige inntekter for å anskaffe det vi trenger. Nå er vi jo i en situasjon i dag hvor vi ikke bare kan «kaste penger» på problemet fordi vi som nevnt også har en ledetid i verdikjeden før vi får det vi har behov for.

FLO finansieres ved at brukerne (les styrkesjefer og andre avdelinger) «betaler årlig inn penger» som skal dekke det de trenger å få av PBU fra FLO. Vi kaller dette «Horisontal samhandel» (HS).

HS er en god modell for å sikre bevissthet for hva materiell og tjenester koster og har etter min oppfatning hatt god effekt på å lære oss i Forsvaret til å disponere budsjettene våre eller «felleskapets penger» effektivt.

Men HS er dimensjonert for å gi FLO midler for å fylle opp lageret med den «kjeledressen Kristian» tok ut og ikke kjøpe flere for å ha tilgjengelig hvis forsyningslinjene våre blir forstyrret eller forsvinner.

FLO har nå en utfordring hvor det over flere år har blitt tært på lagerbeholdninger for å oppnå økonomisk gevinst og de årlige HS inntektene vil ikke klare å dekke dette etterslepet. Det er derfor nødvendig med tilleggsfinansiering for å bygge nødvendig beredskap i våre lagerbeholdninger.

Dersom vi ikke møter en reorganisering av verdikjeden med midler til å bygge nødvendige beholdninger så vil vi fortsette med symptomhåndtering uten å gjøre noe med rotårsakene. Da kommer vi ingen vei og vil fortsette å bli overrasket!

For mange artikler

Jeg har også kommentert behovet for «en fornuftig ressursbruk» og det er etter min vurdering mye hente på å redusere mengden eller bredden på det vi har lagt i de utstyrslistene vi i dag har.

Vi har et behov for å standardisere behovene og oppnå større likhet i Forsvaret på det vi har på PBU-listene. Det er i dag, etter min påstand for mange artikler og det må vi gjøre noe med. Den kommende leveransen på Nordic Combat Uniform (NCU) må brukes som et grunnlag for å oppnå dette.

NCU vil etter min oppfatning være vår mulighet til å endre måten vi anskaffer, forvalter og bruker PBU på, til en mer ressurseffektiv og bærekraftig modell.

Avslutningsvis så vil jeg understreke at vi i FLO tar ANSVAR for den situasjonen vi er i. Vi skal ha MOT til å prioritere på tilgjengelig materiell når nødvendig og samtidig være ærlige på det vi ikke klarer å levere, slik at våre brukere kan gjøre tilpasninger tidlig nok.

Vi trenger RESPEKT fra dere for at vi gjør det vi kan og at dere samtidig reelt vurderer de tiltakene vi kommer med som kan løse problemene. Det teamet sjef FLO har nå, er det rette teamet til å løse problemet, men vi klarer ikke dette alene!

Les også: Knebeskyttere, knivlomme og støvelborrelås er blant de nye uniformenes lure løsninger.